Alleen samen kunnen we een project tot een succes maken.

“Er was geen goed overzicht van alle projecten en de belasting hiervan op de ICT-afdeling”, vertelt Fidancia. “Wie werkt aan welk project, in welke teams is er nog ruimte voor een nieuw project, hoeveel capaciteit hebben we nodig voor beheerwerkzaamheden, waren vragen die onbeantwoord bleven. We konden op een gegeven moment het werk dus ook niet meer efficiënt verdelen en hadden een hoog verzuim op de afdeling. Ik heb toen een centrale project- en resourceplanning opgezet waardoor we inzicht kregen in alle lopende projecten en hoeveel capaciteit beschikbaar moest blijven voor beheerwerkzaamheden. Hierdoor konden we ook een veel betere inschatting maken wanneer nieuwe projecten konden starten. Er kwam focus op de manier waarop medewerkers ingezet werden. Er werd nu gekeken naar de beschikbaarheid, de kennis en expertise van medewerkers. En de werkprocessen op de ICT-afdeling werden verbeterd.”

“Ik had vanuit mijn rol van project- en resourceplanner veel contact met projectleiders. Ik wist wat ze nodig hadden, hoeveel capaciteit ze hadden op hun projecten. Er was veel directe afstemming onderling. Zo groeide ik door in de rol van projectleider. Een mooi project was de ondersteuning van Windows 10. 4500 pc’s moesten over. Dat liep moeizaam. Wat mensen zich vaak niet realiseren, is dat we binnen Amphia werken met zo’n 500 applicaties. Je kunt niet zomaar een computer overzetten op Windows 10. Dit kan storingen veroorzaken op de afdelingen en dat wil je te allen tijde voorkomen. “Het is essentieel dat je de belangen van de zorg kent. We kunnen niet zomaar een poos alles stilleggen” vertelt Fidancia. Zij heeft hierin de rol van projectleider overgenomen, omdat zij zowel bekend was met zorg als ICT.
Eerder volgde ze al een studie HBO Business IT & Management. Hier leerde ze met name hoe je het beste uit mensen naar boven haalt en dat het belang van samen doen onmisbaar is. In projecten hebben we allemaal een eigen rol en alleen door het samen te doen kunnen we een project tot een succes maken.”

“We zijn in totaal met een team van 7 projectleiders”, vertelt Fidancia. “We hebben allemaal onze eigen aandachtsgebieden. Je draait verschillende soorten projecten naast elkaar. Amphia is groot en daarmee ook een complexe organisatie.” De zorgcollega’s zijn continue bezig met zorg. Daardoor duren projecten soms wat langer. “Bijvoorbeeld het project rondom het vervangen van boor- en zaagapparatuur op de operatiekamers. Dat is een behoorlijke aanbestedingsprocedure. Je merkt dan dat de zorgprofessional door wil, maar dat ze ook moeten nadenken over wat er allemaal nodig gaat zijn in de vernieuwing hiervan. Zij houden het liefst de instrumenten even vast. Voor mij ligt daar een belangrijke rol. Het pakket van eisen opstellen is hier cruciaal. Dit is nodig om uiteindelijk de juiste leveranciers uit te kunnen nodigen voor een proefplaatsing. De complexiteit zit dus niet alleen in de aanbesteding zelf, maar ook in het meenemen van alle betrokken partijen in het ziekenhuis. Dat maakt mijn werk extra uitdagend.”

“Een voorbeeld van een project dat ineens prioriteit krijgt?”, vraagt Fidancia. “Dat is bijvoorbeeld de managed laptop. Dit was echt een gaaf project waar heel wat bij komt kijken qua informatiebeveiliging. Kenniskernen verhuisden naar locatie Molengracht met hybride werkplekken, dus we moesten voor iedereen een goede thuiswerkplek realiseren. Door de komst van Covid-19 kwam dit in een stroomversnelling en is dit project in hele korte tijd uitgerold. Het is leuk om te horen dat de managed laptop zo goed ontvangen wordt. Het is immers ook wel helemaal van deze tijd. Dat je daar dan een groot aandeel aan hebt geleverd, geeft wel voldoening.”

“Het is ook belangrijk dat projecten soms stop gezet worden. En dat we dat ook durven”, vertelt Fidancia. “Omdat onze ICT-infrastructuur zo complex is, kan iets dat technisch gezien een hoogstandje is voor onze afdeling, weinig waarde toevoegen voor de directe zorg. We nemen dan gezamenlijk het besluit om het project te stoppen. Het niet kunnen overzien wat we allemaal zouden raken in de zorg is dan een te groot risico voor de gevolgen voor de zorg. Dat kunnen we ons niet permitteren en dat moeten we dan ook niet willen. We maken eigenlijk continue overwogen keuzes.”

“De overgang naar 1 locatie, daar ben ik wel trots op”, vertelt Fidancia. “Het is echt een vooruitgang. Het is makkelijker om bij de klanten langs te gaan. Dit zorgt voor meer verbinding. Hierdoor merk je beter waar je het voor doet. Dat gevoel is nu tastbaarder. Kortere lijntjes, ook al zijn we nog zo’n groot ziekenhuis. Je krijgt nog meer mee van de zorg. Die betrokkenheid is echt van meerwaarde binnen je functie.” Zo vertelt Fidancia ook dat ze nu echt een aparte afdeling zijn van projectleiders. Ze hebben hun eigen manager en aandachtsgebieden. “Daarmee voelt het als een professioneler team en daar werken we iedere dag nog hard aan. Amphia ondersteunt ons hier ook in. We hebben een duidelijk portfolio, dus we kunnen goed overzien welke projecten we gaan draaien. Eigenlijk is er 1 ingang voor alle wensen en ideeën. We krijgen veel losse aanvragen tussendoor, maar die ene ingang geeft focus en houvast. Zodat we goed kunnen doen wat we moeten doen en niet nog met 23 andere projecten bezig zijn die niet geprioriteerd zijn. We zijn nu veel meer operationeel gelinkt aan de ambitie van Amphia. Daar in zijn we echt gegroeid.”

“Ik zie mezelf nog wel groeien binnen Amphia”, vertelt Fidancia. “Er is hier zoveel mogelijk. De switch naar ICT vanuit de zorg was niet gek. Wel compleet anders; andere collega’s, een totaal ander werkgebied en andere werkprocessen, maar het was interessant om uit te dokteren hoe ik mezelf daar weer in kon thuis voelen.’’ Daarnaast vertelt Fidancia dat Amphia een goede en fijne werkgever is, dus ze wil hier ook graag blijven. “De zaken zijn hier goed geregeld voor ons als medewerkers. Het geeft voldoening om in een ziekenhuis te werken, maar ook binnen ICT. Iedere dag besef ik weer dat ICT van onmisbare waarde is. We kunnen niet meer zonder. En indirect lever ik dus ook een bijdrage aan de zorg rondom de patiënt. We zitten hier echt niet alleen achter een scherm. We hebben veel direct contact in huis. We lopen dagelijks rond. Nu we allemaal op 1 locatie werken, gaat dat ook een stuk makkelijker. Je ziet en spreekt steeds weer nieuwe mensen, dat maakt mijn werk ook zo afwisselend.”

Wil jij ons team komen versterken? Bekijk dan snel de vacatures en ontdek of je droombaan erbij zit.